Ik ben een goede match.
Kijk maar hoe ik mijn werk doe!
Door mijn passie en betrokkenheid luister ik goed naar mijn cliënt.
Ik vraag door en leg nuances. Samen met de cliënt kijk ik waar de eigen kracht ligt om mee te kunnen doen in de maatschappij.
Kijk hoe Carla (28 jaar) tijdens ons keukentafelgesprek begint te stralen omdat ze zich gehoord voelt. En omdat we samen een goede oplossing voor haar hebben gevonden.
Dus ja, mijn werk gaat echt fantastisch!
…
(diepe zucht)
Alleen uh … na dat gesprek moet ik het gespreksverslag schrijven …
Mijn verslaglegging was altijd voor intern gebruik. Zolang mijn collega’s – allemaal vakgenoten – mij begrepen, was het goed.
Sinds de nieuwe Wmo schrijf ik echter niet meer over Carla, maar voor Carla. Dit vraagt een andere stijl van verslaglegging.
Ik wil dat mijn gespreksverslag waarheidsgetrouw is, met respect voor de emoties en het verhaal van Carla.
Ook wil ik dat Carla zich herkent in het gespreksverslag, achter onze afspraken staat en in actie komt.
Maar ja … hoe zet ik dat op papier?
Hoe zorg ik ervoor dat mijn gespreksverslag echt goed aansluit bij het gesprek? En hoe kan ik dat in minder tijd doen?
Gebruik de PEP-formule voor je gespreksverslag
Voor Wmo-consulent Esther zijn de problemen van hierboven inmiddels opgelost.
Het schrijven van een helder gespreksverslag doet ze nu in veel minder tijd. Haar verslagen sluiten nu perfect aan bij de gesprekken die ze voert.
En het levert haar energie op in plaats van dat het energie kost. Ze gebruikt namelijk de PEP-formule. De letters staan voor:
- Persoonlijk
- Eenvoudig
- Pakkend
Ik licht ze hieronder één voor één toe.
Persoonlijk schrijven: van cliënt naar u
Voorheen koos Esther in haar verslagen voor ‘cliënt’.
‘Cliënt bezoekt twee keer per week een dagbesteding waar hij …’
Begrijpelijk als je bedenkt dat ze eerst over de cliënt schreef naar haar collega’s. Maar eigenlijk best vreemd als je het vanuit de ontvanger bekijkt.
Kijk de komende tijd eens wat er gebeurt als je voor de u-vorm kiest. (Of voor de jij-vorm als het om een (jonge) cliënt gaat die je in het gesprek ook met ‘je’ aanspreekt).
De u-vorm is persoonlijk en dichtbij. Dat is prettig voor je lezer. Doordat je de cliënt rechtstreeks aanspreekt:
- ben je meer met hem of haar bezig;
- voelt hij of zij zich aangesproken;
- is het makkelijker om emoties of gevoelige dingen te benoemen in je gespreksverslag.
Hier zie je wat het effect van een persoonlijke schrijfstijl is op je tekst:
Cliënt belt met dochter om te vragen of zij de boodschappen kan bestellen.
Persoonlijk
U belt uw dochter om te vragen of zij u elke week kan helpen bij het doen van de boodschappen.
Eenvoudig schrijven: eenvoudige taal in je gespreksverslag
Je bent vanuit je werk als Wmo-consulent erg gewend om dat wat je hoort te vertalen in officiële terminologie. Maar als je verslag vol staat met medisch jargon, herkent je cliënt zich er minder snel in.
Gebruik daarom liever verzorgde spreektaal in plaats van officiële schrijftaal. Die schrijftaal zorgt er namelijk voor dat je in een ‘schrijfkramp’ komt. En dat je gespreksverslag minder mooi past bij je gesprek.
Als je kiest voor spreektaal, gebruik je de woorden van de cliënt. Dit zorgt ervoor dat hij of zij:
- zich herkent in het gespreksverslag;
- sneller de oplossing accepteert die jullie samen hebben bedacht;
- in actie komt.
En weet je wat mooi meegenomen is? Jij hoeft niet meer lang na te denken over wat je opschrijft. Je bent al een kei in het voeren van gesprekken. Nu doe je dat gewoon op papier.
Mevrouw is gediagnostiseerd met ADHD en heeft hierdoor moeite met haar concentratie.
Spreektaal
U vertelt dat u vaak dingen vergeet en dat u snel afgeleid bent. Hierdoor doet u dingen vaak maar half. U geeft ook een voorbeeld: als er wordt aangebeld terwijl u aan het stofzuigen bent, vergeet u dat u aan het stofzuigen was. Wat u zou helpen is …
Pakkend schrijven: houd het kort
De laatste stap is dat je je teksten pakkend maakt. Dat bereik je onder andere door korte zinnen te gebruiken. Een paar tips om je zinnen kort te maken:
- Zet eens wat vaker een punt.
- Vermijd lijdende vormen en overbodige hulpwerkwoorden.
- Maak je tekst overzichtelijk met kopjes, opsommingen en witregels.
Voor het opstellen van dit adviesplan zal er contact met u worden opgenomen om na te gaan welke taken overgenomen dienen te worden en hoeveel tijd hiervoor nodig is.
Pakkend
Een medewerker van het wijkteam neemt contact met u. Zij kijkt samen met u bij welke taken u hulp nodig heeft en hoeveel tijd hiervoor nodig is. Daarna maakt ze een adviesplan.
Trainingsvideo: wil je nog een stap verder gaan?
Ik wil je graag zelf laten ervaren hoe je jouw gespreksverslagen kunt verbeteren. Doe je mee? Bekijk eerst deze video en schrijf je dan in.
Vrolijke groet,
Paula van Gemen
tekstspecialist & schrijftrainer
PS
Ken jij een Wmo-consulent zoals Esther? Breng hem of haar direct op de hoogte!
