Leestijd: 6 minuten
Pling. Pling. Pling. Ik kon er bijna op dansen. Op de meldingen die ik van Outlook kreeg. Vlak ervoor had ik m’n e-maillijst een nieuwe e-mail gestuurd.
Een minuut lang had ik een mailbox vol verschillende afwezigheidsassistenten. Om precies te zijn 111. Als ik scrolde tussen de verschillende varianten schrok ik soms. Ik zag onbedoeld onaardige en onduidelijke versies.
Wat een gemiste kans, dacht ik bij mezelf. Dit hoeft niet. Dagelijks train ik mensen hierin. Ik help mijn cursisten om hun nieuwe manier van communiceren in alle teksten door te voeren. Dus ook een blik te werpen op hun afwezigheidsassistent.
Om je een beeld te geven van wat ik binnenkreeg, neem ik je graag mee in hoe je het liever niet doet. Natuurlijk deel ik ook een paar prachtige voorbeelden waar je heel blij van wordt. Kijk je mee?
De ‘het glas is halfvol’ assistent
Deze afwezigheidsassistent is positief en servicegericht ingesteld.
De ‘helaas pindakaas’ assistent
Deze afwezigheidsassistent is iets minder positief. Ik ben er niet. Helaas pindakaas.
Hoe staat jouw afwezigheidsassistent je klanten te woord?
Hartelijk, persoonlijk, met aandacht en misschien nog een fijne wens? Ik geef je een paar voorbeelden ter inspiratie. Je bepaalt natuurlijk zelf hoe je de aanhef doet en of de u- of de je-vorm beter bij je bedrijf past.
Deze kun je gebruiken als je één of twee dagen niet op het werk bent:
Beste lezer,
Bedankt voor je mail. Maandag 30 mei ben ik weer op kantoor. Ik reageer dan zo snel mogelijk.
Heb je een dringende vraag? Neem dan contact op met (naam collega OF mijn collega’s van afdeling X). Bel (000) 000 00 00 of stuur een e-mail naar e-mail@adres.nl.
Deze voorbeelden kun je gebruiken als je op vakantie bent:
Geachte heer, mevrouw,
Dank voor uw e-mail. Helaas kan ik u tot maandag (datum) niet persoonlijk van dienst zijn.
U hoeft niet te wachten op het antwoord op uw vraag tot ik terug ben. Mijn collega (naam) helpt u graag verder tijdens mijn afwezigheid. U kunt (hem / haar) bereiken op werkdagen tussen 8:30 en 17:15 uur via (telefoonnummer) of via (e-mailadres).
Als uw vraag kan wachten, dan neem ik uiteraard op (datum) persoonlijk contact met u op.
Ik wens u (nog een prettige dag / mooie feestdagen / …).
En dit is een variant die vooral goed in de smaak valt bij mensen die tijdens hun vakantie bereikbaar willen zijn voor hun klanten (zoals ik). Je kunt deze natuurlijk ook in de u-vorm zetten:
Hallo!
Wat leuk dat je mailt.
Ik ga je mail zeker beantwoorden. Dat duurt op dit moment wel iets langer dan je van me gewend bent. Ik ben namelijk vrij tot (datum).
Als het heel dringend is, dan kun je me het best even een whatsappje sturen.
Ik wens je een heerlijke (zomer / kersttijd / herfstvakantie).
Het kan ook nog persoonlijker
Ik heb nog een paar voorbeelden voor je. Ik zou zeggen: mix en match. Kijk wat bij jou als persoon, bij jouw bedrijf én bij jouw werk en situatie past.
Deze gebruik ik als ik wil dat mensen mij voor dringende zaken wel nog kunnen bereiken.
Beste lezer,
Wat is dat nou? Nu heb je me nodig, en dan ben ik er niet.
Ik vind het fijn dat je mailt, maar ben – zoals je ziet – even offline. (Iets met kerst, oud & nieuw en hopelijk veel sneeuw. / Iets met zon, zee en strand. / Iets met een camper uit 1970 en een Tour de l’Europe.) Af en toe check ik mijn mail. Als ik zie dat het belangrijk is, dan zal ik reageren.
Heb je echt een ‘spoedje’? Dan kun je me het best whatsappen. Ik probeer dan zo snel mogelijk te reageren.
Ik wens je een fijne dag!
Paula van Gemen
jouw schrijftrainer
06 50 481 484
tekstmodel.nl
Als je een online bedrijf hebt … ben je soms ook offline
Deze afwezigheidsassistent kwam ik tegen bij een online bedrijf met online ondernemers als klant. Ik vind ‘m leuk. Jij ook?
Beste ondernemer,
Bedankt voor je bericht! Vanwege de zomervakantie is ons ‘online kantoor’ niet volledig bemand. Aangezien jij wel doorwerkt aan je bedrijf 😊 zullen we natuurlijk wel reageren. Het kan alleen nét iets langer duren dan je van ons gewend bent.
Wil je direct antwoord op je vraag? De kans is groot dat het antwoord al in onze kennisbank staat. Daarin hebben we antwoorden op de meestgestelde vragen voor je opgenomen.
Bijvoorbeeld:
- Mijn inlog voor het programma werkt niet / ben ik vergeten >
- Ik heb GEEN inloggegevens ontvangen >
- Waar kan ik inloggen in het programma? >
Check of het antwoord op jouw vraag er ook tussenstaat en zo ja, laat ons dit dan ook even weten!
Ga naar de kennisbank
Zo niet? Nog heel even geduld… 🙂
We wensen je een heerlijke zomer!
Hartelijke groet,
En … ga jij jouw assistent vernieuwen? En kies je dan voor zakelijk of voor sprankelend met een knipoog? Ik ben benieuwd!
Wil jij nog meer sprankelen in al je teksten?
Wie weet is mijn nieuwe mini-training Sprankelend Schrijven iets voor jou. Als je je naam + mail hier achterlaat, vind je binnen een paar minuten alle informatie in je mailbox.
Vrolijke groet, Paula
PS
Oh ja, en als je vakantie voorbij is, vergeet dan niet je afwezigheidsassistent naar huis te sturen! 😉
Paula is een kanjer op het gebied van de Nederlandse taal in het algemeen en pakkende teksten in het bijzonder!
Ik heb veel baat gehad van haar blogs en tips.
Chris de Graaff
Hallo, ik zou het leuk vinden om mijn persoonlijke email handtekening in de afwezigheidsassitent van outlook toe te voegen. Enig idee hoe dit moet?
Beste Annelien,
Bedankt voor je vraag.
Helaas weet ik niet hoe dit moet. Volgens mij kun je alleen ‘platte tekst’ gebruiken in zo’n afwezigheidsassistent. Dus je kunt wel een handtekening eronder zetten, maar niet met kleurtjes en een logo.
Het spijt me dat ik je hier niet mee kan helpen.
Hopelijk heb je wel veel aan mijn tips en blogs?
Vrolijke groet!
Paula