Leestijd: 3 minuten
Doe jij ook altijd je best om efficiënt te schrijven? Wil jij je mailtjes kort houden? En stop je dan maar zoveel mogelijk inhoud in een zo kort mogelijke tekst?
Oftewel wil jij veel zeggen met weinig woorden?
Dat is niet vreemd.
Er is echter één nadeel: het lijkt vaak heel efficiënt, maar dat is het niet per definitie.
Zo schreef Hemingway
Natuurlijk is het mooi als je heel veel kunt zeggen. Met heel weinig woorden. Zo schreef Hemingway ooit een verhaal dat uit zes woorden bestond:
“For sale: baby shoes, never worn”
Hij noemde het zijn beste werk ooit. Heel mooi, alleen hebben we het nu niet over literatuur maar over zakelijke communicatie.
In zakelijke communicatie is het niet altijd handig om efficiënt met woorden te zijn; je boodschap moet vooral effectief zijn. En het kan zijn dat je daarvoor net wat meer woorden nodig hebt. Kijk maar mee.
Structureren volgens het piramideprincipe
Hoe zorg je ervoor dat jouw boodschap overkomt? Daar kan ik tientallen tips voor geven.
Vandaag geef ik er één: schrijf volgens de piramidestructuur!
Piramideschrijven is gebaseerd op het pyramid principle van Barbara Minto. In een later blog ga ik daar zeker meer over schrijven.
Heel in het kort: bij piramideschrijven zet je de belangrijkste boodschap bovenaan. Daaronder komt de onderbouwing. Het piramideprincipe is een instrument voor het structureren van een tekst.
Hoe bouw je jouw eigen piramide?
Ik laat je graag zien hoe de piramidestructuur in de praktijk werkt op een kort stukje tekst. Het voorbeeld dank ik aan een cursist van mij. Hij herschreef zelf zijn oude tekst met behulp van mijn tips.
Voor
Dit is de originele tekst. Probeer eens heel snel te achterhalen wat hier staat. En wat de kernboodschap is.
Heb jij de kernboodschap gevonden? Ik niet.
Na
Dit is de herschreven versie:
We hebben besloten geen offerte op te stellen. Telefonisch hebben we het erover gehad dat het goed is om onnodig werk te voorkomen. Wij schatten in dat de calculaties die jij wilt laten uitvoeren wel tot deze categorie van onnodig werk behoren. Uiteraard neem ik graag de moeite dit toe te lichten. Daarom bel ik je vanmiddag even.
Zie je nu de kernboodschap? Waar staat deze? Meteen na de inleiding: we brengen geen offerte uit. Daaronder staat een duidelijke onderbouwing.
Zie je dat het werkt?
In het eerste voorbeeld moet je als lezer zoeken naar de boodschap en naar de argumenten. In het tweede voorbeeld heeft de schrijver alles duidelijk gestructureerd volgens het pyramid principle.
Als je op deze manier je teksten opbouwt, komt je boodschap zeker over. Is het ook efficiënt? Jazeker. Je gebruikt misschien niet minder woorden, maar het kost je wel minder tijd. En ook dat is efficiënt!
PS
Dit principe geldt niet altijd voor commerciële, creatieve, artistieke en journalistieke teksten. Daar kies je er soms bewust voor om de kernboodschap onderaan te zetten.
Heel interessant stuk, het tweede is inderdaad veel duidelijker. Maar hoe doe je dat? Het belangrijkse onderstrepen/arcere en daar mee beginnen?
nogmaals bedankt Paula, jou tips helpen echt om de dagelijkse teksten beter en leuker te maken.
Graag gedaan, Annewiek!
Ik zou je graag een heel eenvoudig, kort antwoord geven op jouw vraag. Maar HOE je het doet, hangt van allerlei factoren af.
In grote lijnen komt het erop neer dat je eerst goed nadenkt, want HELDER SCHRIJVEN BEGINT BIJ HELDER DENKEN. Weet je wat jouw kernboodschap is? Dan zet je die bovenaan in de tekst. Daaronder komt de toelichting of uitleg.
Als je al een tekst hebt geschreven, kun je inderdaad jouw kernboodschap het beste onderstrepen of arceren. En daarna natuurlijk de tekst herschrijven.
Veel succes weer, Annewiek!
Groet, Paula