De ene directeur vertrekt, de nieuwe neemt het stokje over. Hoe communiceer je daarover met je klanten en relaties?
Veelgebruikte clichés zijn: ‘In goede harmonie hebben we besloten dat …’, ‘Met groot genoegen delen wij u mee dat …’ en ‘Na goed overleg hebben we samen besloten dat …’.
Gebruik jij deze ook wel eens?
Er is een krachtigere vorm die je kunt gebruiken: wees persoonlijk en gebruik verzorgde spreektaal. Ik schreef in de afgelopen jaren regelmatig dit soort brieven en deel graag mijn ervaring met je.
Tip 1: Schrijf vanuit één persoon
Vaak zie ik dat men de brief uit naam van alle betrokkenen stuurt. De brief wordt dan al gauw onpersoonlijk.
Houd het eenvoudig en schrijf vanuit één persoon. Laat bijvoorbeeld de vertrekkende directeur de nieuwe directie voorstellen.
Fragment
Er gaat iets veranderen binnen Bedrijf X. Na ruim 10 jaar inzet, passie en ontzettend veel plezier, is het tijd voor mij om het stokje over te dragen. En wel aan mijn twee zeer gewaardeerde collega’s Persoon 1 en Persoon 2.
Tip 2: Laat de goede harmonie doorklinken in de brief
Ken je dat, dat iemand tegen je zegt: je kunt me vertrouwen. Gaan dan bij jou de alarmbellen rinkelen? Bij mij wel. Zo werkt dat voor mij ook met de term ‘in goede harmonie’.
Maar wat kun je dan wel doen?
- Omschrijf de situatie.
- Benoem wat de vertrekkende persoon gaat doen.
- Omschrijf zijn of haar beweegredenen.
Daaruit klinkt vanzelf door dat het in goede harmonie verlopen is. En juist doordat je het niet expliciet benoemt, komt je verhaal geloofwaardig over.
Fragment
Ik heb plezier in mijn werk, Bedrijf X is een prachtig bedrijf en ons werk is nog steeds bijzonder en relevant. Waarom ga ik dan weg? Omdat ik vind dat personen en organisaties zich moeten vernieuwen. Dat geldt ook voor directies. Je geeft dan ruimte aan nieuwe ontwikkelingen. Dat doe ik nu dus. De functie van directeur zal ik niet missen. Mijn collega’s en klanten des te meer.
Tip 3: Vertel een verhaal
Zaken zijn zaken, maar zaken doe je met mensen. Mensen geloven je als je echt bent en iets van jezelf laat zien. Als je jouw verhaal vertelt. Dat maakt het verhaal ook nog eens leuk om te lezen. Mensen zullen je niet snel vergeten.
Fragment
Wist u trouwens dat ik van oorsprong architect ben? Ik zie het zo, dat mijn werk als architect erop zit. Ik ben in 2005 begonnen met een leeg vel en ideeën. Toen kwamen de schetsen en vervolgens ben ik gaan bouwen. Nu staat Bedrijf X als een huis. Een huis waar ik het komende jaar zeker nog bij betrokken blijf als adviseur van de directie en waar ik nog graag zal binnen vallen.
Tip 4: Op een mooie toekomst!
Natuurlijk wil je ook vooruitblikken op de toekomst. Je klant geruststellen. Laten weten dat het allemaal goed zal blijven gaan.
Vaak zie ik dat er te weinig aandacht wordt besteed aan de slotalinea. Neem nog even de tijd om na te denken over hoe je wilt afsluiten.
Fragment
Ik heb heel veel vertrouwen in een toekomst waarin de mensen van Bedrijf X u perfect kunnen blijven begeleiden. Er staan u heel wat taken te wachten. Maar Bedrijf X heeft de kennis en de ervaring, op alle domeinen. Ik wens u veel wijze beslissingen en dank u voor de mooie samenwerking en het vertrouwen.
Tip 5: Gebruik verzorgde spreektaal
Ken je dat: mensen schieten soms in een soort kramp als ze een belangrijke zakelijke brief moeten schrijven. Alle spontaniteit verdwijnt. Moderne woorden maken plaats voor ouderwetse schrijftaal en clichés.
Terwijl het helemaal niet nodig is. Het liefst lezen mensen teksten die zijn geschreven in verzorgde spreektaal. Ik noem het ook wel gewonemensentaal. En in het Engels spreekt men van ‘conversational language’.
Ik doe niets anders dan verzorgde spreektaal gebruiken in mijn teksten. Vind je dat lastig? Hier vind je een handige woordenlijst met ouderwetse woorden en een moderne variant.
Tip 6: Plaats een interview op je site of in je nieuwsbrief
Wist je trouwens dat je zo’n brief ook goed kunt inzetten om je bedrijf te promoten? Het is immers een contactmoment met al je relaties. Nog een reden dus om een persoonlijk en krachtig verhaal te vertellen.
In een brief heb je daar niet zoveel ruimte voor. Maar in een artikel of persbericht kun je dit wel doen.
Download een voorbeeldbrief
In dit blog heb ik een paar fragmenten laten zien uit een brief die ik voor een klant van me maakte. De hele brief vind je hier: download voorbeeldbrief
Een succesvolle brief of e-mail schrijven, is niet wat jij ooit op school geleerd hebt
» Ter waarde van € 100,-. Nu tijdelijk GRATIS! »
