Leestijd: 3 minuten
Gisteren legde een cursist een dilemma aan mij voor.
Chantal leert om een nieuwe klantgerichte, persoonlijke schrijfstijl voor haar zakelijke mailtjes te gebruiken.
Nu kreeg ze een mail van haar directeur. Die mail begon met “naar aanleiding van”. Er stond veel ouderwetse en ambtelijke taal in en ook veel jargon.
Chantal zei er dit over:
“Ik ben dan toch geneigd om de directeur in dezelfde stijl terug te schrijven als waarin hij mij schrijft. Want ja, als hij zo schrijft dan betekent dat, dat hij op die manier wil communiceren.”
Is dat zo?
Nou, ik denk van niet en ik zal je uitleggen waarom.
De valkuil van “zo hoort het”
De kans is groot dat haar directeur “naar aanleiding van” gebruikt omdat hij het zo geleerd heeft. Niet omdat hij vindt dat het per se de beste manier is om een mail te beginnen.
Het is een automatisme.
En waarom gebruikt hij ouderwetse en ambtelijke taal? Hij denkt dat het zo hoort. Dat is wat hij om zich heen ziet.
Grote kans dat het niet eens een bewuste keuze is!
Dat gebeurt zo vaak: we doen dingen omdat we ze al jaren zo doen. Het zijn geen bewuste keuzes meer van ons maar gewoontes.
Laat zien wie jij bent
Raak dus niet meteen in de war als iemand in een andere stijl schrijft dan jij.
En heb jij een eigen schrijfstijl waar je bewust over na hebt gedacht? Blijf daar dan trouw aan. Je kunt dus prima op die mail reageren in jouw eigen schrijfstijl.
Want dat is jouw stijl. Daarmee laat je ook zien wie jij bent en waar je voor staat.
De kracht van verzorgde spreektaal
Een mooi moment om nog een keer te benadrukken wat ik al vaker heb verteld over het gebruik van verzorgde spreektaal.
Op het moment dat je ouderwetse, statige schrijftaal loslaat, neem je ook afscheid van veel ouderwetse clichés en van ambtelijke en ouderwetse woorden.
Je vervangt de schrijftaal dan voor verzorgde spreektaal. Dat is de taal die je in een gesprek zou gebruiken.
In het geval van Chantal en haar directeur is de kans groot dat Chantal in een gesprek in haar eigen woorden met haar directeur communiceert. In een mail kan ze dat dus ook doen.
Schrijven is praten op papier
Dus wat jij op papier of in je mail zet, dat is een gesprek. Maar dan op papier. (Of eigenlijk een monoloog want er is geen reactie.)
Jouw tekst moet aansluiten bij het kennisniveau van de ontvanger. Vraag je dus af: Wat weet mijn lezer? Welke jargon kent mijn lezer? Als je daar rekening mee houdt, sluit je automatisch al heel goed aan bij de ontvanger.
Dit antwoordde ik Chantal
“Blijf trouw aan jouw eigen, klantgerichte en persoonlijke schrijfstijl. En stem je tekst af qua inhoud en kennis op het niveau van de ontvanger.
Je kunt dus prima jargon gebruiken in een mail aan jouw directeur. Als je tenminste zeker weet dat hij het jargon beheerst.
Ouderwetse en ambtelijke woorden hoef je niet te gebruiken. Die gebruik jij zelf ook niet (meer). Jij schrijft in een nieuwe schrijfstijl!
En hoe begin je jouw antwoord? Vast en zeker niet met “naar aanleiding van”. Want daar heb jij allang bewust afscheid van genomen.
Wedden dat jouw directeur jouw schrijfstijl verrassend en prettig vindt!?”
Wil jij ook aan jouw klantgerichte schrijfstijl werken?
Dan heb ik 3 tips voor je:
Plaats een reactie