Leestijd: 4 minuten
Een half jaar geleden ontmoette ik een man. Ik zal hem Ton noemen.
We spraken elkaar in het gemeentehuis. Hij gaf mij het gevoel dat hij slim en gemotiveerd was. Ik mocht hem wel.
Dat was zes maanden geleden. Maar nu word ik helemaal gek van de e-mails van Ton.
Na mijn bezoek aan de gemeentebalie is Ton mijn omgevingsvergunning gaan behandelen. Vanaf die tijd ontvang ik langdradige en ingewikkelde mails.
En als ik de situatie goed bekijk voelt het zo afstandelijk. Ton lijkt ineens een heel andere persoon. We lijken elkaars taal niet te spreken.
Kijk, de grote uitdaging van Ton is:
“Hoe vind ik de balans tussen de wet- en regelgeving aan de ene kant en de burger aan de andere kant?”
Die balans vinden is voor een gemeenteambtenaar als Ton niet altijd makkelijk.
Daarom ontwikkelde ik de PEP-formule. Hiermee leer je, als schrijvende ambtenaar, de belangrijkste basistechnieken voor burgergericht schrijven.
De uitleg én voorbeelden vind je hieronder.
De PEP-formule
Voor mij als burger is een burgergerichte tekst een tekst waarin de burger centraal staat. Dat betekent dat de tekst duidelijk is voor de burger. De stappen om daar te komen, heb ik samengevat in de PEP-formule. De letters staan voor:
- Pakkend
- Eenvoudig
- Persoonlijk
Ik licht ze hieronder één voor één toe.
Pakkend schrijven: voorkom afhakers!
Als jij een tekst ziet die vol staat met clichés, ga je dan verder lezen?
En wat doe je met een heel lange lap tekst zonder witregels en tussenkopjes? Grote kans dat je afhaakt.
Jouw lezers haken ook af als je hun aandacht niet ‘pakt’. Daarom adviseer ik je om pakkend te schrijven. Als je pakkend schrijft, dan zorg je ervoor dat iemand heel makkelijk en snel je teksten kan lezen.
Kijk, dat doe je zo:
1. Begin met een pakkende inleiding
Schrijf je een brief of mail aan de inwoner van je gemeente, laat dan alle clichés – zoals ‘Naar aanleiding van uw schrijven …’ – achterwege en spreek de lezer direct aan.
2. Zorg voor korte zinnen
Met korte zinnen pak je meteen de aandacht van de lezer. Hij of zij kan jouw teksten dan snel en makkelijk lezen. Zinnen van zo’n 15 woorden zijn makkelijk leesbaar en daardoor vaak pakkend. Natuurlijk mag er soms best eens een wat langere zin tussenstaan.
Eenvoudig schrijven: voor een complexe wereld
Eenvoudig schrijven kan best lastig zijn. Wat voor jou eenvoudig is, is voor de ander misschien wel complex.
Je kunt dit heel goed oplossen door op te schrijven wat je in een gesprek zou zeggen tegen de burger. Ik noem dat verzorgde spreektaal of ‘gewonemensentaal’.
Als je schrijft zoals je praat, krijg je automatisch een tekst zonder ouderwetse en ambtelijke woorden. En zonder jargon. Ook zul je merken dat het veel makkelijker is om ingewikkelde zaken uit te leggen.
Doordat je zo met de lezer bezig bent, zet je als vanzelf niet meer de wet centraal, maar lukt het je veel beter om uit te leggen wat de wet voor de burger betekent.
Kijk maar eens naar dit voorbeeld:
Schrijftaal (wat er in de wet staat)
Inzake uw vraag over het verhogen van de carport tot @ meter, kan ik u mededelen dat uw aanvraag niet voldoet aan de binnen onze gemeente geldende richtlijnen. Dientengevolge kunnen wij helaas niet instemmen met de door u aangevraagde wijziging.
Verzorgde spreektaal (wat je zou zeggen tegen iemand)
U wilt een carport maken van @ meter hoog. Helaas kan ik u hiervoor geen vergunning geven. De maximale hoogte is @ meter.
Wil je meer weten over eenvoudige taal? Lees ook mijn artikel over B1-schrijven.
Persoonlijke benadering: één woordje maakt het verschil
De laatste P van de PEP-formule is een heel persoonlijke. Het is – heel verrassend – de P van Persoonlijk.
Hoe schrijf je dan persoonlijk? Het zit ‘m in één woordje.
Het woordje: u.
Veel teksten van bedrijven zijn vaak wij-gericht. Het is vaak vooral veel zenden.
Terwijl als je iets bij jouw lezer wilt bereiken, dan gaat dat makkelijker als je hem of haar regelmatig direct aanspreekt.
Een paar zinnetjes die je (bijna) altijd kunt omdraaien van ‘wij’ naar ‘u’:
- Wij vragen u … » Wilt u …
- Wij sturen u … » U ontvangt …
- Wij delen u mede dat … » [Gewoon de boodschap opschrijven]
- Wij ontvingen uw brief » U stuurde ons een brief / Hartelijk voor uw brief
En kijk eens naar dit voorbeeld van een bezwaaralinea:
Wij-gericht
Wij maken u erop attent dat de uiterste termijn voor het indienen van een bezwaarschrift 6 weken na ontvangst van deze brief is.
U-gericht
Bent u het niet eens met onze beslissing? Stuur ons vóór [datum] een brief. Omschrijf daarin waarom u het niet eens bent.
De tweede tekst is een stuk persoonlijker. Dit lijkt niet zo moeilijk, toch? En dat is het ook niet.
Ken jij een Ton?
Breng Ton direct op de hoogte! Deel dit blog op social media… of laat een bericht achter onder dit blog.
Vrolijke groet,
Paula van Gemen
Plaats een reactie